Behandling av personuppgifter

Vi värnar om din personliga integritet och vill att du känner dig trygg när du delar med dig av personlig information. För att förtydliga hur vi hanterar personuppgifter har vi uppdaterat våra villkor och integritetspolicy.

Personuppgiftsansvarig

Persouppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör på vårt uppdrag är Grums Hyresbostäder AB, Åsgatan 7, 664 30 Grums, organisationsnummer 556526-6680.

När du ställer dig i bostadskö

• Under kötiden behandlar vi dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i kön.
• Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
  

När du erbjuds en lägenhet hos oss

• När du blir erbjuden en lägenhet hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig - till exempel uppgifter om din ekonomi, din anställning, hur du tidigare skött dina boenden och hyresbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.
• Om du har en god man eller förvaltare behöver vi behandla de uppgifterna.
• Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från Utbildning- och omsorgsutskottet.
  
• Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella.
• Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte.
• Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att spara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.
  

Under hyresförhållandet

• När du blir kund hos oss och skriver under ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart.
• Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter till exempel när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi registrerar dig hos vår elleverantör, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.
• Har du skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dessa enligt våra rutiner för sådana uppgifter.
• Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt att marknadsföra oss och våra tjänster.
  Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och för att behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet till exempel bredband och elbolag.
• Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialomsorgen eller andra berörda myndigheter.
• Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som ska tillhandahålla bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.
• Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.
• Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring ar laglig.
• Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om god man eller förvaltare raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet tar slut

• Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år efter avslutat hyresförhållande exempelvis hyresavtal, beslut från Utbildning- och omsorgsutskottet och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial exempelvis betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
• Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.
  

Dina rättigheter

• Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
• Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag.
• Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
• Du har också rätt att klaga, på hur vi behandlar dina personuppgifter, till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.